Règlement intérieur.

Règlement intérieur.

"LES AMIS DU TILLEUL"
 
Association loi 1901, créée le 8 avril 2009
Siège : Mairie de POLLIONNAY
 
REGLEMENT INTERIEUR
 
 
TITRE  1 : MEMBRES
 
Article 1er : Composition – Objet - Adhésion
 
L'Association "Les Amis du Tilleul" de Pollionnay, créée le 8 avril 2009, est régie par la loi du 1er juillet 1901 et a pour objet unique de :
 
Susciter et renforcer
les liens d'amitiés entre ses membres.
 
Pour la réalisation de son objet, et autant que possible, l'Association "Les Amis du Tilleul" de Pollionnay  propose les actions suivantes :
- offrir à ses membres un lieu  pour rencontres amicales,
- honorer ses membres : fêtes, anniversaires, décès,
- participer aux manifestations  festives  sur la commune,
- organiser des manifestations amicales, culturelles, de      loisir,
- proposer des repas, jeux, animations, sorties, voyages,
 
L'adhésion à l'Association "Les Amis du Tilleul" de Pollionnay comporte l'engagement impératif de respect des règles de déontologie, notamment eu égard aux situations de famille, à la race, aux convictions religieuses, aux appartenances politiques ou syndicales.
 
L'Association "Les Amis du Tilleul" de Pollionnay est composée des membres suivants :
 
1) Membres fondateurs et membres bienfaiteurs,
 Le Conseil d'Administration peut décerner cette qualité à des personnes physiques ou morales ayant apporté une aide significative à l'Association "Les Amis du Tilleul". Ils peuvent assister aux Assemblées Générales, mais sans voix délibératives.
 
2) Membres adhérents résidants.
 Membres ayant domicile ou résidence sur le territoire de la commune de Pollionnay.
 
3) Membres adhérents non résidants.
 Membres n'ayant pas de domicile ou résidence à Pollionnay.
 
Article 2 : Cotisations
 
Les membres adhérents composés principalement de retraités et préretraités doivent s’acquitter en début d'année, ou au moment de l'adhésion pour les nouveaux adhérents, d’une cotisation annuelle.
Les membres adhérents résidant à Pollionnay s'acquittent d'une cotisation simple.
Les membres adhérents non résidant à Pollionnay s'acquittent d'une cotisation  majorée.
Le montant des cotisations est fixé chaque début d’année par l’Assemblée Générale
Toute cotisation versée est définitivement acquise. Un remboursement de cotisation en cours d’année ne peut être envisagé notamment en cas de démission, exclusion, décès.
Le non règlement de la cotisation annuelle entraîne la radiation de l’adhérent.
Les membres adhérents résidant ou non résidant à Pollionnay, âgés de plus de 90 ans au 1er janvier de l'année en cours, sont exonérés de cotisation.
Les membres du Conseil d'Administration non résidant s'acquittent d'une cotisation simple.
 
Article 3 : Admission d’un nouveau membre.
 
Pour adhérer à l'association "Les Amis du Tilleul" le postulant qui doit être parrainé par au moins un autre membre titulaire signe un "Bulletin d'adhésion", et le remet à un membre du Bureau qui le transmet pour examen et avis au Conseil d'Administration.
La nouvelle adhésion est validée par le Conseil d’Administration
Le postulant s’engage à respecter les statuts et le règlement intérieur, et à s’acquitter du montant de la première cotisation annuelle.
Il s’engage, également, à participer, dans la limite de ses possibilités, aux travaux collectifs nécessaires au bon fonctionnement de l’Association.
Le non-respect de ces conditions entraîne la perte de la qualité de membre.
 
Article 4 : Exclusion.
 
Conformément aux statuts, un membre de l’Association peut être exclu pour les motifs suivants, cette liste n’étant pas limitative :
-      non paiement de la cotisation ;
-      détérioration du matériel ;
-      propos désobligeants envers les autres membres ;
-      comportement non conforme avec l’éthique et aux valeurs de l’Association ;
-      non respect des statuts et du Règlement Intérieur.
 
L’exclusion d’un membre peut intervenir, outre les cas susmentionnés, par décision motivée du Bureau ou du Conseil d’Administration pour des motifs graves et justifiés.
 
Toute agression, manque de respect, comportement ou communication portant atteinte à l’Association, et (ou) à ses responsables, pourra donner lieu à une poursuite judiciaire et à une exclusion immédiate.
 
Article 5 : Démission – Décès .
 
Le membre démissionnaire informera le Président par tout moyen à sa convenance.
Aucune restitution de cotisation n’est due au membre démissionnaire.
En cas de décès, la qualité de membre disparaît avec la personne.
 
 
TITRE  2 : FONCTIONNEMENT 
 
Article 6 : Conseil d'Administration.
 
L'Association "Les Amis du Tilleul" est administrée gratuitement par un Conseil d'Administration composé de 8 à 15 membres, élus à bulletin secret par l'Assemblée Générale pour 3 ans, et renouvelés annuellement par tiers.
L'Assemblée Générale de l'Association "Les Amis du Tilleul" peut décider du renouvellement anticipé, partiel ou total du Conseil d'Administration, par vote à bulletin secret, à la majorité absolue des membres adhérents.
Le Conseil d'Administration peut confier à des membres adhérents non élus, des tâches, responsabilités ou missions de conseils, dans ce cas, ces derniers peuvent assister à ses réunions, mais seulement avec voix consultative.
 
Article 7 : Le Bureau.
 
Le Conseil d'Administration élit parmi ses membres un Bureau composé comme suit :
·           Un Président, un Vice Président,
·           Un Secrétaire, un Secrétaire Adjoint,
·           Un Trésorier, un Trésorier Adjoint.
 
Le Bureau se réunit au moins une fois par trimestre.
Les décisions du Bureau sont prises à la majorité simple.
 
Le bureau peut créer une commission habilitée à gérer une activité particulière, ou étudier un projet spécifique. Dans ce cas cette commission disparaît avec la réalisation de cette activité ou de ce projet.
 
Article 8 : Rôle des Membres du Bureau.
 
Le Président convoque les Assemblées Générales et les réunions du Conseil d'Administration. Il représente "Les Amis du Tilleul"dans tous les actes de la vie civile et est investi de tous pouvoirs à cet effet.
 Il a qualité pour ester en justice au nom de "Les Amis du Tilleul", tant en demande qu'en défense.
 
 Il signe les procès-verbaux des délibérations du Conseil d'Administration et des Assemblées Générales.
En cas d'absence ou de maladie, il est remplacé par le Vice Président.
 
Le Secrétaire est chargé de l'administratif, de la correspondance et de la gestion des archives.
 
Il rédige, et signe avec le Président, les procès verbaux des délibérations du Conseil d'Administration et des Assemblées Générales.
Il rassemble les pièces administratives tant à l'arrivée qu'au départ, des divers courriers ou réponses, classés avec numérotation chronologique croissante par exercice.
Le Secrétaire a  la responsabilité de la rédaction du Registre Officiel des Délibérations de "Les Amis du Tilleul", sur feuilles numérotées et parafées, ainsi que de tous documents prévus par la réglementation fiscale ou juridique des associations.
Il tient à jour, avec le Trésorier, la liste nominative des adhérents à jour de cotisation. 
Il prépare et soumet au Président le compte rendu d'activité détaillé à présenter à l'Assemblée Générale annuelle.
Le Secrétaire et le Secrétaire Adjoint ont délégation de signature du Président pour l'envoi des diverses convocations aux membres adhérents.
Le Secrétaire et, ou le Secrétaire Adjoint ont la responsabilité de relever la Boite aux Lettres de "Les Amis du Tilleul", située dans le périmètre du bâtiment de la Mairie de Pollionnay.
 
Réunion de Bureau :
Au cours des réunions du Bureau, le Secrétaire, le Secrétaire Adjoint ou un secrétaire de séance désigné, assure la rédaction simple et rapide d'un compte-rendu de la  réunion.
 
Le trésorier est gestionnaire et garant, sous la responsabilité du Président, des comptes de l'Association  "Les Amis du Tilleul".
 
Il effectue les paiements et perçoit  les recettes.
 Il a délégation de signature du Président pour la gestion les différents comptes bancaires ou postaux.
Il tient à jour le livre de caisse, procède au classement des documents comptables, factures, acomptes, encaissements des cotisations, impôts, quittances, déclarations d'impôts...
Il prépare et soumet au Président le compte rendu financier détaillé qui sera présenté à l'Assemblée Générale annuelle.
 
Le Secrétaire et le Trésorier devront, le plus tôt possible, gérer les documents dont ils ont la charge par traitement informatique compatible (Word, Excel).
 
Article 9 : Réunion du Conseil d'Administration.
 
Le Conseil d'Administration se réunit deux fois par an, ou plus, sur la convocation du Président ou sur la demande du quart de ses membres. Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. En cas d'égalité des votes, la voix du Président est prépondérante.
La présence du tiers des membres du Conseil est nécessaire pour la validité des délibérations.
Il est établi un procès verbal de séance signé par le Président et le Secrétaire.
 
Article 10 : Frais et Débours.
 
La raison d'être de l'Association "Les Amis du Tilleul"est le bénévolat.
En conséquence, les adhérents ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions de toute nature qui leur sont confiées.
Les factures de fournisseurs, et  exceptionnellement  les débours éventuels, engagés par décision du Conseil d'Administration ou du Bureau, sont réglés par chèque, par le Trésorier, sur présentation des pièces justificatives correspondantes.
 
Article 11 : Assemblée Générale annuelle.
 
Une fois par an, généralement en début d'année, et au moins 15 jours avant la date retenue, le Président adresse à tous les membres adhérents une convocation écrite ainsi qu'une proposition d'ordre du jour, pour participer à l'Assemblée Générale annuelle.
Seuls les adhérents à jour de cotisation pourront participer aux votes.
Le Bureau de l'Assemblée Générale est le Bureau du Conseil d'Administration.
L'Assemblée Générale entend les rapports du Président, du Secrétaire et du Trésorier sur la gestion du Conseil d'Administration pendant l'année écoulée, ainsi que la situation morale et financière de l'Association  "Les Amis du Tilleul".
L'Assemblée Générale approuve les comptes de l'exercice ayant pris fin au 31 décembre précédent.
L'Assemblée Générale pourvoit, s'il y a lieu au renouvellement des membres du Conseil d'Administration.
L'Assemblée Générale fixe le montant des cotisations.
Elle délibère sur les questions inscrites à l'ordre du jour joint à la convocation.
Elle délibère également sur toutes questions portées à l'ordre du jour par un adhérent, déposées par écrit soit au secrétariat ou à un membre du Bureau au moins huit jours avant la date de la réunion.
 
Modalités des votes en Assemblée Générale.
 
Toutes les délibérations de l'Assemblée Générale sont prises à main levée, à la majorité des suffrages exprimés des adhérents à jour de cotisation, présents ou représentés.
Le scrutin secret peut être demandé par le Président, par le Conseil d'Administration, ou par le quart des adhérents personnes physiques présents.
 
Un compte-rendu des délibérations de l'Assemblée Générale est transcrit sur le cahier de délibération de l'association "Les Amis du Tilleul".
 
Article 12 : Assemblée Générale extraordinaire.
 
Une Assemblée Générale est dite Extraordinaire lorsqu'elle statue sur une modification des statuts, une dissolution, l'attribution des biens de l'Association, la fusion avec une autre association de même objet ou  bien encore des circonstances exceptionnelles.
L'Assemblée Générale extraordinaire est convoquée par le Président, le Conseil d'Administration, ou sur la demande du quart des adhérents personnes physiques de l'Association.
L'ordre du jour est notifié sur la convocation.
Une telle assemblée doit être composée, au minimum, de la moitié des adhérents membres de l'association. Les adhérents empêchés peuvent se faire représenter au moyen d'un pouvoir écrit.
Si le quorum n'est pas atteint lors de la réunion de l'Assemblée Générale Extraordinaire, une nouvelle assemblée convoquée avec un préavis de quinze jours pourra valablement délibérer quel que soit le nombre des adhérents présents et à la majorité des suffrages exprimés.
Dans ce cas le vote se déroulera par bulletins secrets, et les votes par procuration ou par correspondance y sont interdits.
 
Article 13 : Ressources de : "Les Amis du Tilleul",
 
Les ressources de "Les Amis du Tilleul" se composent :
 - Les cotisations des membres,
 - Les subventions de l'Etat, des Départements, des Communes ou des Collectivités,
 - Les produits des prestations fournies par "Les Amis du Tilleul",
 - Les dons, legs ou toutes autres ressources autorisées.
 
Article 14 : Dissolution
 
En cas de dissolution, l'Assemblée Générale attribue l'actif net à la Commune de Pollionnay. Sans acte officiel de dissolution, et après un délai de cinq années constatées d'inactivité de l'Association,  le Maire en exercice, garant des biens de l'Association, peut attribuer, les biens de l'Association"Les Amis du Tilleul",  à toute association ayant un objet similaire, ou à tout établissement public ou privé de son choix, de préférence de Pollionnay, sous réserves qu'il soit reconnu officiellement d'utilité publique aux termes de la loi.
 
TITRE  3 : DISPOSITIONS DIVERSES

Article 15 : Gestion des Immeubles : Locaux, Clés et Terrains,
 
"Les Amis du Tilleul" utilisent pour leur réunions ou manifestations, des locaux ou terrains publics communaux, ou privés.
Les demandes de réservations, les remises et rendus des clés, les constats et inventaires des lieux en entrée et sortie des locaux mis à la disposition des Amis du Tilleul, sont réalisés contradictoirement par un  représentant de l'Association, responsable de la manifestation, et le représentant de la personne physique ou morale concédante.
Un procès-verbal peut être établi.
 
"Les Amis du Tilleul" s'engagent à respecter les immeubles confiés, à s'interdire toutes dégradations, à restituer les locaux mis à leur disposition, dans un bon état de propreté, et à signaler au prêteur toute défection éventuellement constatée.
 
Article 16 : Gestion des Meubles par destination :
 
"Les Amis du Tilleul"disposent pour la réalisation de leur objet de divers matériels : jeux de société, barbecue, nécessaire à raclette, ustensiles de cuisine, vaisselle, etc.…et de quelques stocks : pâtisseries, boissons fraîches, apéritifs, vins et éventuellement  nourriture ou lots restant ou en cours de fabrication.
La gestion de ces matériels et des clés de placards à fournitures est confiée par le Président à un ou plusieurs adhérents responsables désignés.
 
Article 17 : Publicité – Rapports avec la Presse :
 
Un membre du Conseil d'Administration, ou un adhérent,  peut être à l'origine d'un projet d'article à publier, d'un compte rendu, de photos ou autres rapports avec la Presse locale ou régionale ou un site Internet ; il est expressément convenu que  tout projet dans ce sens doit être obligatoirement validé par le Président qui en assurera personnellement la responsabilité.
 
Les panneaux publicitaires mis en place provisoirement sur des terrains privés ou publics pour informer la population des événements ou manifestations prévus par "Les Amis du Tilleul" ne peuvent être mis en place qu'avec l'accord du propriétaire.
Ils seront déposés dès le lendemain de la manifestation.
 
Article 18 : Règlement intérieur : Application – Modification.
 
Le présent Règlement intérieur sera applicable après son acceptation lors de la prochaine Assemblée Générale annuelle.
Un exemplaire restera consultable au siège de l'Association "Les Amis du Tilleul", sur le site Internet de l’Association et un exemplaire sera remis à tout nouvel adhérent.
Le présent Règlement intérieur pourra être modifié sur proposition d'un quart des membres, la modification devra être validée par l’Assemblée Générale à la majorité des voix.
Le scrutin pourra être à bulletins secrets.
 
Fait  et accepté, à  Pollionnay, au cours de l'Assemblée Générale ordinaire du 26 avril 2018. 
 
La Présidente :  Marie-Noëlle  Peronnet.